Configuración de Cuenta
La configuración de su cuenta está organizada en 5 pestañas accesibles desde el menú lateral → Configuración.
Despacho
Datos de su firma o despacho legal. Solo el administrador puede editar estos campos.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre del despacho | Nombre oficial de la firma. Para independientes, puede ser su nombre profesional |
| Cédula jurídica | Cédula de la persona jurídica (ej: 3-101-XXXXXX) o física |
| Teléfono | Número de contacto del despacho |
| Correo del despacho (facturación y comunicaciones) | |
| Dirección | Dirección física — necesaria para facturación electrónica |
| Logo | Logo del despacho (se muestra en documentos y reportes) |
El país y la moneda del despacho se configuran durante el registro y determinan los valores por defecto para facturación y configuración regional.
Usuarios
Gestión de los miembros del despacho.
Lista de Miembros
Muestra todos los integrantes del despacho con su nombre, carné profesional, protocolo y rol. Cada miembro puede editar su propio perfil profesional desde esta sección.
Invitar Miembros
El administrador puede invitar nuevos abogados al despacho haciendo click en “Invitar usuario”.
Requiere plan con equipo: La opción de invitar miembros solo está disponible en planes que incluyen la funcionalidad de equipo (Despacho y Enterprise). En planes individuales (Gratis, Esencial, Profesional), el botón de invitar se muestra bloqueado con un mensaje de upgrade.
Al crear una invitación:
- Se genera un enlace único con validez de 7 días
- Se puede copiar el enlace para compartirlo directamente
- Opcionalmente se envía un email automático al invitado con los detalles
Sub-pestañas de Invitaciones
Las invitaciones se organizan en dos pestañas:
- Pendientes (pestaña por defecto) — Invitaciones activas esperando respuesta. Muestra email, rol asignado, días restantes antes de expirar, enlace copiable y opción de cancelar
- Contestadas — Historial de invitaciones procesadas con su estado:
- ✅ Aceptada — El invitado se unió al despacho
- ❌ Cancelada — El administrador canceló la invitación
- ⏰ Expirada — Pasaron los 7 días sin aceptar
Roles
| Rol | Permisos |
|---|---|
| Admin | Gestión completa: invitar/remover miembros, cambiar plan, editar datos del despacho, gestionar integraciones |
| Miembro | Acceso a funcionalidades según plan, edición de perfil propio |
Salir del Despacho
Los miembros pueden abandonar un despacho voluntariamente con el botón “Salir del despacho”. Al salir:
- Se crea automáticamente un despacho personal con plan Gratis
- El usuario pasa a ser administrador de su propio despacho
- Sus datos personales se mantienen
Los administradores deben asignar otro administrador antes de poder salir. El botón “Salir” no está disponible si es el único admin.
Remover Miembros
Los administradores pueden remover miembros del despacho. Al ser removido:
- Se crea automáticamente un despacho personal para el usuario removido
- El usuario puede seguir usando Kodus de forma independiente
Plan y Facturación
Gestión del plan de membresía del despacho.
- Plan actual — Muestra el plan activo con sus características y estado
- Uso actual — Barras de progreso para casos activos, usuarios y consultas IA del mes
- Cambiar plan — El admin puede seleccionar otro plan (upgrade o downgrade)
- Historial — Registro de cambios de plan (próximamente)
Solo el administrador del despacho puede cambiar el plan. Los cambios aplican inmediatamente para todos los miembros.
Notificaciones
Preferencias de alertas por usuario. Cada miembro controla sus propias notificaciones:
| Notificación | Descripción | Default |
|---|---|---|
| Vencimiento de contratos | Alertas cuando un contrato está próximo a vencer | ✅ Activado |
| Publicaciones de La Gaceta | Nuevas publicaciones relevantes en el Diario Oficial | ✅ Activado |
| Cambios legislativos | Modificaciones a leyes que afectan sus casos | ✅ Activado |
| Notificaciones por email | Recibir alertas por correo electrónico | ❌ Desactivado |
| Resumen semanal | Resumen semanal de actividad por email | ✅ Activado |
| Notificaciones push | Alertas en el navegador | ✅ Activado |
Campana de Notificaciones
En la barra superior aparece un ícono de campana (🔔) con un badge de notificaciones no leídas. Al hacer click:
- Se despliega un dropdown con las notificaciones recientes
- Click en una notificación la marca como leída
- Las notificaciones se actualizan automáticamente cada 30 segundos
Integraciones
Conexiones con servicios externos. El admin gestiona las integraciones a nivel de despacho:
- Google Drive — Sincronización de documentos
- Gmail — Importar comunicaciones relevantes a casos
- SICOP — Monitoreo de licitaciones públicas
- Registro Nacional — Consultas de bienes e inscripciones
- TSE — Padrón Electoral — Verificación de identidad
- Hacienda — ATV — Facturación electrónica
Las integraciones se organizan por categoría (Productividad, Gobierno, Financiero) y cada una tiene un toggle para activar/desactivar.
Las integraciones requieren autorización OAuth. Al conectar un servicio, se le redirigirá al proveedor para autorizar el acceso.
Seguridad
Disponible dentro de la pestaña Despacho:
- Cambiar contraseña — Nueva contraseña con confirmación (mínimo 6 caracteres)
- Cerrar sesión — Terminar la sesión actual en todos los dispositivos